2013年5月6日月曜日

ロボカップ2013オランダ世界大会事前登録について(5/8事前登録開始)


世界大会へ選抜されたチームのみなさん,おめでとうございます!
次の説明をよく読んで参加手続きを進めていただきたいと思います。

【日本から参加するチームのみなさんの手続きの流れ】
世界大会参加までの流れは次の通りです。

  (1)参加意思確認
    ↓
  (2)参加チームによる事前情報登録
    ↓
  National Repから世界大会事務局への事前登録
    ↓
  (3)参加チームによる本登録

みなさんにやっていただくのは(1)(2)(3)となります。以下,それぞれについて詳しくご説明します。


(1)参加意思確認
ロボカップジャパンオープン2013東京大会の結果を受けて,世界大会への参加権利を得たチームのみなさんには,世界大会への参加意思確認をしていただいています。また,残念にも辞退するチームが出た場合には,ジャパンオープンの結果に基づいて繰り上げを行います。具体的には,次の手順で意思確認,繰り上げを進めて行きます。意思確認においては,次に示した連絡方法で,連絡をよろしくお願いします。

1)参加意思確認の手順
  1. 会場にて参加意思確認をした際に,回答を保留したチームは5月13日(月)までに各チームで検討の上,参加するか,もしくは辞退するかを下の連絡先メールアドレスまで,メールにてご連絡ください。なおメールを送る際には,整理がしやすいように,件名(Subject:)には「RCJ2013世界大会参加意思確認回答(チャレンジ名チーム名)」としてください。例えば,サッカーチャレンジのチーム名「○△□×」であれば「RCJ2013世界大会参加意思確認回答(サッカー,○△□×)」としてください。
  2. 会場にて参加意思確認をした際に,参加するとの回答をいただいたチームのみなさんは,(3)に示したチームの基本情報を,同様にメールにてお送りください。
2)繰り上げについて
  1. 辞退チームが出た場合,ジャパンオープンの成績とあらかじめ決められた選抜手順に従って次点となっているチームを順次繰り上げて選抜します。
  2. 繰り上げ選抜されたチームには,個別にメンター宛にメールにてお知らせします。連絡を受けましたら,至急,参加の可否を確認いただき(1)の要領でご報告ください。

連絡先メールアドレス:rcjj.international [AT] gmail.com
※[AT]を半角@に変更して空白を詰めてください。

(2)事前情報登録
参加が確定したチームのみなさんは,次の手順で,英語チーム名,英語でのメンター名,メンバー名等の情報を5月15日(木)中までに登録ください。
  1. 次に下に書きました「個人情報の扱いについてのお願い」をお読みいただき,内容をご理解ください。
  2. 事前登録作業の中で,以上の内容に関連した確認や申告をしていただく部分がございます。以上をご確認いただいてから,事前登録作業を始めてください。
  3. 事前登録は下に示した「事前情報登録フォーム」のページからお願いします。その際入力の際,次の注意事項をよく守ってお願いします。
    • 英数字は全て半角英数字でお願いします。
    • ここで登録するメンターは,チームの連絡窓口のなる方1名を登録ください。実際には,複数の関係者の方がいる場合には,本登録において加えてご登録いただければ大丈夫です。
    • メンター情報はメールアドレス以外は,日本大会エントリー時と同じであれば入力は不要です。
    • 最大メンバー数は12人となっています。もし足りない場合は,お問い合わせください。

      「事前情報登録フォーム」(5/8開始)
(3)本登録
以上の事前登録を済ませていただくと,こちらから世界大会事務局に情報をまとめて送付します。その後,事務局より事前登録完了の連絡が来ましたら,みなさんに本登録のための手順をあらためてお知らせします。
それまで,上にある関係者情報をご用意いただくとともに,下にあります便宜供与願いなど必要な手続きを進めてください。
また,各チャレンジともに国際ルールを十分に読み込んでいただき,ジャパンオープンとの相違点をよく確認して準備をお願いします。

【個人情報の扱いについてのお願い】
ジュニアジャパンのWebサイトやニュースリリースにおいて世界大会参加チームのみなさんをご紹介する際に,チーム名,ブロック名につきましては開示させていただいています。それ以外にも次のような問い合わせもよく受けます。
  • 教育委員会等教育関係者から参加チームの「学校名」
  • 参加者の年齢分布や,最年少参加者など,年齢,学年に関して知りたい
個人情報保護の観点から,これまでWeb上など広く情報を発信する場では,それらの情報の開示は控えておりましたが,特に「学校名」,「学年」につきましては,ジュニアジャパンの活動をアピールしていくためにも,また参加者の実績をアピールするためにも開示することにメリットがあると思います(例えば学校名が出ることで地域においてチームの活動が認知されることにつながり,以後のサポートにもつながるといった可能性が考えられます)。さらに,「氏名」につきましても,新聞や雑誌,Web上のニュースサイトなどからの取材などを受ける時にはやはり実績をアピールするために開示することはメリットがあると思います。

ジュニアジャパン運営委員会としましては,各方面からのお問い合わせに対して,みなさんの活躍をアピールするためにも,少なくとも「学校名」「学年」については公開をしたいと考えています。また,「氏名」につきましても実績をアピールしていく上で必要だと考えております。

メンター様には,以上の状況を踏まえてご検討いただき,上のフォーム入力の際に,開示可能項目へのチェックをお願いいたします。今回のチェックにより, 今後,ジャパンオープンの結果や,世界大会の結果報告の際に,チーム名にそれらの情報を併記させていただく予定です。なお,チームの写真やメンバーの顔写真と併記して個人が特定できるような形での公開は決して 行いません。あくまでチーム全体に対する情報として提供させていただきます。ご理解とご協力をよろしくお願いします。

【出場チームに対する便宜供与書類の送付について】
所属学校や職場等への便宜供与提出が必要なチームやメンターの方は,こちらの説明に従ってお申し込みください。


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